Ilmoituskanava

Haluamme toimia eettisesti ja olla luottamuksesi arvoisia ammattilaisia. Meille on ensiarvoisen tärkeää, että henkilöstömme, asiakkaamme ja muut sidosryhmämme pitävät toimintaamme eettisesti oikeana. Sinulla on tärkeä rooli menestymisessämme.

Haluamme toimia oikein

Haluamme ylläpitää avoimuutta ja luottamusta Rentan liiketoiminnassa. Olemme sitoutuneet toimimaan eettisesti sekä lakien, määräysten ja säännösten mukaisesti.

Haluamme estää väärinkäytöksiä ja epäeettistä toimintaa ja siksi rohkaisemme Rentan työntekijöitä ja yhteistyökumppaneita ilmoittamaan kaikista väärinkäytöksiin tai epäeettiseen toimintaan liittyvistä epäilyksistään.

 

Rentan Whistleblowing-ilmoituskanava

Rentan ilmoituskanava antaa mahdollisuuden ilmoittaa epäillyistä väärinkäytöksistä tai epäeettisestä toiminnasta, kuten korruptiosta, lahjonnasta, häirinnästä tai muusta epärehellisestä toiminnasta sekä ilmoituskanavalainsäädännön alaisista asioista. Ilmoituskanavaa ei ole tarkoitettu asiakaspalautteen tai reklamaatioiden käsittelyyn.

Ilmoituskanava ei ole yhteydessä Rentan IT-järjestelmiin, vaan sitä ylläpitää ulkopuolinen palveluntarjoaja, WhistleB, Whistleblowing Centre AB. Ilmoittajan nimettömyyden ja tiedon suojaamisen varmistamiseksi ilmoitusmenettely on vahvasti salattu ja suojattu.

Kaikki ilmoitukset otetaan vakavasti ja käsitellään luottamuksellisesti.

Ilmoituskanava on käytettävissä kuudella eri kielellä. Voit tehdä ilmoituksen täällä.

Tietosuojaseloste - Whistleblowing-ilmoituskanava

Laadittu 1.10.2021

1. Rekisterinpitäjä

Renta Group Oy

Y-tunnus: 2732388-9

Osoite: Äyritie 12B, 01510 Vantaa

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Joel särkkä

Renta Group Oy

Äyritie 12B, 01510 Vantaa

sähköposti: privacy@renta.fi

3. Rekisterin nimi

Renta-konsernin ilmoituskanavarekisteri.

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyn oikeusperuste

Ilmoituskanavan avulla Renta voi täyttää heidän lakisääteiset velvollisuutensa.

Rekisterin käyttötarkoituksena on Rentan ilmoituskanavan kautta tulleiden ilmoitusten käsittely. Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on varmistaa ja seurata, että Rentalla toimitaan eettisten ohjeiden ja muiden sisäisten määräysten sekä Rentaa velvoittavan lainsäädännön ja sopimusten mukaisesti. Ilmoituskanavan avulla on tarkoitus varmistaa, että päätöksenteko ja sisäinen valvontajärjestelmä toimivat asianmukaisesti ja rekisterinpitäjä noudattaa hyvän hallinnon periaatteita toiminnassaan.

Ilmoituskanavan tavoitteena on mahdollisten Rentan toiminnassa tapahtuneiden rikosten, rikkomusten tai muiden väärinkäytösten ennaltaehkäiseminen, selvittäminen ja tutkintaan saattaminen. Rentan ilmoituskanava antaa mahdollisuuden ilmoittaa epäillyistä väärinkäytöksistä tai epäeettisestä toiminnasta, kuten korruptiosta, lahjonnasta, häirinnästä tai muusta epärehellisestä toiminnasta, sekä ilmoituskanavalainsäädäntöön sisältyvistä asioista (esimerkiksi julkisista hankinnoista, liikenneturvallisuudesta, kuluttajan suojasta ja ympäristönsuojelusta).

Henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, jotta Renta pystyy arvioimaan ja selvittämään ilmoitettuja tapauksia ja toteuttamaan asianmukaiset tapauskohtaiset toimenpiteet asian selvittämiseksi ja lopettamiseksi.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen (yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6.1.c).

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on lisäksi rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttaminen (yleinen tietosuoja-asetus, artikla 6.1.f).

Henkilötietojen käsittely perustuu erityisesti EU:n direktiiviin 2019/1937 (direktiivi ilmoittajan suojelusta), jonka perusteella Rentalla on velvollisuus ottaa käyttöön sisäinen ilmoituskanava (direktiivi ilmoittajan suojelusta, artikla 8.3).

5. Henkilötietojen vastaanottajat

Deloitte Oy käsittelee ilmoituskanavaan tulevat ilmoitukset riippumattomana toimijana ensi vaiheessa. Rentan toimitus-, talous- ja maajohtaja tekevät päätökset mahdollisista jatkotoimenpiteistä.

WhistleB Whistleblowing Centre AB tuottaa pilvipalveluna Rentan käyttämän ilmoituskanavan, jonka kautta ilmoitukset jätetään.

Renta voi tapauskohtaisesti luovuttaa tietoja ulkopuolisille tahoille esimerkiksi viranomaisille näiden laissa määrätyn tehtävän hoitamiseksi.

Tietoja ei luovuteta kaupallisiin tarkoituksiin.

6. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä eikä luovuteta EU- ja ETA-maiden ulkopuolisiin maihin.

7. Rekisterin tietosisältö ja tietojen säilytys

Rekisteri sisältää Rentan henkilöstöön ja sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden antamia tietoja. Annetut tiedot voivat koskea esimerkiksi:

  • Ilmoittajan nimeä ja yhteystietoja (mikäli ilmoittaja on nämä antanut)
  • Ilmoituksen kohdetta koskevia yksilöintitietoja, kuten nimeä ja toimipistettä (siinä laajuudessa kuin näistä on ilmoitettu)
  • Tietoja lain tai eettisten ohjeiden vastaisesta toiminnasta, kuten vapaamuotoinen kuvaus tapahtumasta
  • Tietoja asian selvittämisestä ja tutkinnasta, jatkotoimenpiteistä sekä selvittelyn päättymisestä.

Jos ilmoittaja ei ole tehnyt ilmoitusta nimettömästi, voidaan hänen henkilötietonsa rekisteröidä.

8. Tietolähteet

Rentan henkilöstö ja sidosryhmät voivat ilmoittaa mahdollisista väärinkäytösepäilyistä ja ilmoittajan suojelua koskevan lainsäädännön aineelliseen soveltamisalaan liittyvistä asioita ilmoituskanavan kautta.

9. Henkilötietojen säilytysaika

Tiedot poistetaan rekisteristä, kun niiden käsittely ei ole enää tarpeen ja asiaan liittyvät toimet ja/tai prosessit ovat päättyneet tai saaneet lainvoiman, eikä lainsäädäntö edellytä tietojen säilyttämistä. Tiedot poistetaan 60 päivän kuluessa siitä, kun asiaa koskevat selvitykset ja prosessit on saatu päätökseen, jollei soveltuvasta lainsäädännöstä muuta johdu.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterinpitäjä vastaa, että palveluun tallennettua tietoa käsitellään hyvien tietoturvakäytäntöjen ja rekisterinpitäjän antamien ohjeiden mukaisesti.

Rekisterin sisältämiä henkilötietoja suojataan teknisillä ja organisatorisilla toimenpiteillä ja tiedot säilytetään sähköisissä järjestelmissä. WhistleB Whistleblowing Centre AB tuottaa pilvipalveluna Rentan käyttämän whistleblowing-ilmoituskanavan, jonka kautta ilmoitukset jätetään. WhistleB Whistleblowing Centre AB vastaa rekisteriin tallennettujen tietojen teknisestä suojauksesta, johon kuuluvat esim. palvelun sisäinen tietoturva, pääsynvalvonta, ohjelmistojen tietoturvapäivitykset ja varmuuskopiointi. Palvelun tietoturvaa testataan sisäisten testien lisäksi myös kolmannen osapuolen tekemillä tietoturvatarkistuksilla.

Ilmoituskanavaan on käyttöoikeus vain nimetyillä ja rajatuilla henkilöillä eli Deloitte Oy:n nimetyillä asiantuntijoilla, jotka käsittelevät ilmoituskanavaan tulevat ilmoitukset riippumattomana toimijana ensivaiheessa. Kaikkia, joilla on pääsy rekisterin tietoihin, sitoo salassapitovelvollisuus.

11. Rekisteröidyn oikeudet

  • Pääsy tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto, käsitelläänkö hänen tietojaan. Jos tietoja käsitellään, rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa rekisteriin tallennetut tietonsa. Rekisteröity voi osoittaa kirjallisen tarkastuspyynnön rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyn oikeutta saada tietoja henkilötietojensa käsittelystä ja tarkastusoikeutta voidaan kuitenkin rajoittaa, jos oikeudenkäyttäminen vaarantaisi selvitystyön tavoitteen toteutumisen. Tämä rajoitus päättyy silloin, kun sen käyttämiseen ei ole enää tarvetta selvitystyön varmistamiseksi tai henkilöä kuullaan asian selvittämiseksi.
  • Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteröityä koskevien virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista. Tietojen oikaiseminen tapahtuu osoittamalla kirjallinen oikaisupyyntö rekisterinpitäjälle. Rekisteröidyn oikeutta saada tietoja henkilötietojensa käsittelystä ja tarkastusoikeutta voidaan kuitenkin rajoittaa, jos oikeudenkäyttäminen vaarantaisi selvitystyön tavoitteen toteutumisen. Tämä rajoitus päättyy silloin, kun sen käyttämiseen ei ole enää tarvetta selvitystyön varmistamiseksi tai henkilöä kuullaan asian selvittämiseksi.
  • Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteriin tallennettujen tietojensa poistamista, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta. Rekisteröity voi osoittaa rekisterinpitäjälle kirjallisen vaatimuksen tietojen poistamisesta.
  • Oikeus rajoittaa käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä, mikäli tähän on perusteet. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn rajoittamisesta on osoitettava kirjallisesti rekisterinpitäjälle.
  • Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä, mikäli tähän on perusteet. Pyyntö henkilötietojen käsittelyn vastustamisesta on osoitettava kirjallisesti rekisterinpitäjälle.
  • Oikeus siirtää tiedot: Rekisteröidyllä on oikeus siirtää henkilötietonsa koneellisesti luettavassa muodossa. Tämä tapahtuu olemalla kirjallisesti yhteydessä rekisterinpitäjään.
  • Oikeus peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn: Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumus, johon käsittely on perustunut. Suostumuksen peruminen tapahtuu kirjallisella pyynnöllä rekisterinpitäjälle.
  • Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista rekisterinpitäjälle, henkilötietojen käsittelijälle tai valvovalle viranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutettu).

12. Automatisoidut päätökset ja profilointi

Rekisterin tietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä rekisteröityjen profiloimiseen.

13. Muutokset

Tämä Rentan ilmoituskanavarekisteriä koskeva Tietosuojaseloste korvaa kaikki aikaisemmat versiot. Renta voi päivittää tätä Tietosuojaselostetta aika ajoin esim. toimintansa tai lainsäädännön muutosten johdosta ja uusin versio päivitetään Rentan intraan.